Der weisungsgebundene GF ist verpflichtet, wenn sich ein Liquiditätsengpaß ankündigt, die faktische Geschäftsleitung zeitnah bzw. rechtzeitig zu informieren.

Und nun kommt der wesentliche Punkt für Euch:
Ihr habt alles Euch mögliche getan um das Unvermeidliche anzuwenden. Damit liegt die gesamte Haftung ausschließlich bei der faktischen Geschäftsleitung, wenn diese die Firmenpolitik beibehält oder nicht mit ausreichender Kapitalisierung vorbeugt.

Ihr sks GF seid nach diesem Schreiben aus der Haftung befreit. Deshalb solltet Ihr dieses Schreiben unbedingt mit Einschreiben-Rückschein versenden und die gesamte Korrespondenz dokumentieren (Kopien vom Brief und Umschlag).
Noch besser aber nicht unbedingt nötig:
Ihr trefft Euch und macht eine gegenseitige Bezeugung von dem Vorgang.