Aber nur eine Kopie, zur Kenntnisnahme. Ich würde die Schreiben per Einschreiben zusenden. Da Schreiben (Vorlage) bekommt Ihr morgen.

Das Original verbleibt IMMER bei Euch.
Ihr tragt ständig eine Kopie bei Euch, die Ihr immer vorzeigen könnt. Auf die Kopie schreibt Ihr die Einschreibenummern Eurer Versendungen mit dem zugehörigen Empfänger. Das könnt Ihr von Hand machen.

Gebt die Beweise Eurer Versendung nicht aus der Hand und heftet diese zum Original dazu. Das ist der Beweis der öffentlichen Verkündung Eurer Freistellung. Niemand kann danach sagen:
"er hätte es nicht gewußt"